Corona: Handleiding online overleg

Veel initiatieven komen regelmatig bijeen in groepen voor overleg. Door de maatregelen rondom het coronavirus is dat de komende tijd lastig. De huidige techniek maakt digitaal bijeenkomen steeds makkelijker. de KNHM foundation heeft een aantal tips en mogelijkheden daarvoor op een rij gezet.

Voor alle vormen van digitaal overleg geldt een aantal algemene spelregels en tips, deze hebben we voor je op een rij gezet. Daarna volgt een toelichting op de digitale tools die je kan gebruiken. 

Algemene tips voor online overleg

Het doel van het overlegmoet vooraf duidelijk zijn.Zet dit vooraf op de mail met een duidelijke agenda en een planning. Bekijk eventueel per agendapunt wie van de deelnemers in de lead is om dat agendapunt te behandelen.

• Spreek vooraf af wie de gespreksleider is. Bij sommige digitale platforms kan de gespreksleider deelnemers op “mute”(stil) zetten of nieuwe mensen uitnodigen.
• Iedereen bereidt zich goed voor op het overleg en bedenkt vooraf welke vragen en opmerkingen hij/zij wil inbrengen.
• Stel een start- en eindtijd vast. Let erop dat je niet te lang overlegt, aangezien digitaal vergaderen vermoeiend kan zijn.
• Nodig alleen mensen uit die er echt bij moeten zijn. Soms kun je mensen halverwege de vergadering digitaal uitnodigen, die alleen nodig zijn voor een bepaald agendapunt.
• Als je bestanden digitaal bestanden wilt delen, zet die bestanden dan alvast klaar.
• Zorg dat telefoons uit of op stil staan.
• Sluit programma’s af die je niet gebruikt. Soms kunnen systemen om vanuit huis in organisaties in te loggen verstorend werken.Spreek af wie de afspraken (acties) op een rij zet en direct rondmailt.  Algemene tips
• Probeer 10 minuten voorafgaand aan het overleg in te loggen, dan heb je 10 minuten de tijd om je instellingen goed te zetten, zoals de camera en het geluid.
• Zorg voor een plek (thuis) waar je met een redelijke achtergrond kan zitten en zorg dat het licht een beetje acceptabel is. Dus geen hard tegenlicht waardoor je alleen een zwarte schaduw bent.
• Je kunt je telefoon gebruiken (bijna alle smartphones hebben tegenwoordig camera), je laptop of PC (als die camera, microfoon en geluid hebben).
• Ga goed voor de camera zitten,  zodat je jezelf ongeveer als een pasfoto in het gehele scherm ziet.
• Als je deelneemt en luistert, zet dan je microfoon handmatig uit (op “mute”), dat voorkomt te veel onderling geluid.
• Als je aan het woord bent, probeer dan kijk dan niet naar jezelf of naar anderen op het scherm te kijken, maar in de camera.
• Geen punt als je een slechte verbinding hebt, dat kan gebeuren. Je hoeft geen sorry te zeggen en het allemaal uit te leggen. Probeer eventueel opnieuw in te loggen,  of zet je camera en je microfoon uit.

Digitale overlegvormen

Er zijn verschillende programma’s waar je met meerdere mensen, soms tot wel 100,  kunt deelnemen aan een digitaal overleg.

De KNHM foundation (bron) zette de voor en nadelen op een rij (klik hier voor de site)